أحكام وشروط مستضيف حدث أو مؤتمر خاص بكيو إس

 آخر تحديث: 20 مايو 2024

العودة إلى جميع الشروط والأحكام

أحكام وشروط مستضيف حدث أو مؤتمر خاص بكيو إس

1. توضيح

تطبق التعريفات الواردة في هذا البند على هذه الأحكام والشروط لمستضيف حدث أو مؤتمر خاص بكيو إس. وتحمل المصطلحات الأخرى المعرفة المعاني المنسوبة إليها في الاتفاقية العامة المبرمة بين كيو إس والعميل، وفي الأحكام والشروط العامة المتعلقة بكيو إس.

بيانات الموفد: تعني المعلومات الخاصة بالأفراد المسجلين لحضور حدث يكون فيه العميل مستضيفا.

الحدث: أي مؤتمر أو قمة أو حدث آخر تنظمه كيو إس ويستضيفه العميل.

الاقتراح: الاقتراح المفصل الذي تقدمه كيو إس للعميل، ويحدد فيه التواريخ والأعداد المتوقعة للمرشحين، وأية متطلبات محددة أخرى متعلقة بالحدث.

 التشريعات ذات الصلة: جميع القوانين المعمول بها (وتشمل التشريع الأساسي والثانوي وقوانين السلطات التنظيمية المعترف بها قانونا (والتي تكون سارية المفعول حاليا ومعمول بها بالنسبة للحدث، أو معالجة بيانات الموفد.

المكان: المكان الذي سوف يتم فيه الحدث (إن وجد).

2. تصميم الحدث

يوافق العميل ويدرك بأن التصميم الإجمالي وجدول البرنامج الخاص بالحدث تحددهما كيو إس ولجنة البرنامج. وتتكون هذه اللجنة من أعضاء يتم دعوتهم عن طريق كيو إس من عدة مؤسسات مختلفة للتعليم العالي.

3. التزامات كيو إس

3,1 تقوم كيو إس بتوفير أنشطة التسويق العالمية الخاصة بالحدث من خلال قنوات التسويق المختلفة التابعة لكيو إس.

3,2 يقع على عاتق كيو إس عملية التخطيط اللوجستي ما قبل وما بعد الحدث (بمساهمة معقولة من قبل العميل).

3,3 تقع على عاتق كيو إس مسؤولية تنظيم برنامج التحدث (بما يشمل الجلسات العامة و/ أو الموازية) وتسجيل الموفدين، والإشراف على حفلات الجلسات، والاستقبال الرسمي.

3,4 لكيو إس الحق الحصري في الموافقة على أو رفض الخدمات والباعة الخاصين بالحدث.

4. الالتزامات والمسؤوليات المالية الخاصة بالعميل

يتحمل العميل جميع التكاليف المعقولة لاستضافة الحدث، كما هو مذكور في العرض، أو في حال لم يذكر في العرض فكما يلي: 4,1 للحدث الذي يتم اجراؤه في البيئة المادية، يتم توفير التالي:

(أ) مساحة مناسبة لإجراء الحدث.

(ب) معدات وخدمات سمعية وبصرية ومعدات تقنية وطابعة ملونة وأدوات مكتبية.

(ت) موظفين مساعدين.

(ث) اتصال بالإنترنت عالي السرعة.

(ج) الإعداد للحدث، بما في ذلك الخلفية واللافتات والشعار.

(ح) الأمن للحدث.

(خ) التنظيف العام خلال وبعد جلسات الحدث.

(د) رسوم الكهرباء أو استهلاك الطاقة من مصادر أخرى.

(ذ) تقديم الطعام وفقا للمعايير الدولية، أو على الأقل وفقا لمتطلبات السفر والضيافة والإقامة الخاصة بكيو إس.

(ر) استقبال ترحيبي وعشاء في موقع مناسب.

(ز) عشاء للشخصيات الهامة (عند الاقتضاء).

(س) الأنشطة الترفيهية (إن كان ذلك ممكنا).

(ش) النقل في الاتجاهين للموفدين في حافلة فاخرة أو مركبات فاخرة من الفنادق الخاصة بهم إلى مكان الحدث.

(ص) نقل إلى المطار لطاقم عمل كيو إس خلال فترة الحدث.

(ض) السفر والإقامة والضيافة لممثلي كيو إس قبل وخلال فترة الحدث. يخضع هذا السفر والإقامة على الأقل لمتطلبات السفر والضيافة والإقامة الخاصة بحدث كيو إس.

(ط) مساعدة المشاركين الدوليين في الحصول على تأشيرات الزيارة أو العمل عبر تجهيز أو ارسال خطابات دعوة فردية، أو عبر الاتصال بالسفارة، إن كان ذلك مناسبا.

(ظ) عدد كاف من موظفي العميل أو المساعدين الطلاب لدعم مدير اللوجستيات الخاص بكيو إس والفريق في المهمات الثانوية.

4,2 للحدث الذي يتم اجراؤه في البيئة الافتراضية، يتم توفير التالي:

(أ) دفع التكاليف المتكبدة لتصميم الواجهة الخارجية للمنصة الافتراضية.

(ب) دفع التكاليف المتكبدة في اجراء أيه متطلبات خاصه بتغيير أي أجزاء من الشكل الداخلي للمنصة الافتراضية (ويتم ذلك فقط لدى الحصول على موافقة مسبقة من كيو إس).

4,3 لجميع الأحداث، يتم توفير التالي:

(أ) تمثيل في لجنة البرنامج (بعد الحصول على إذن خطي من كيو إس).

(ب) دعوات للمتحدثين الدوليين والمحليين (حسب الاتفاق بين كيو إس ولجنه البرنامج).

(ج) دفع جميع الأتعاب المرتبطة، والبدلات اليومية، أو السداد لجميع المتحدثين المتفق عليهم مع كيو إس (وفقا لسياسة وإرشادات العميل ذات الصلة عند الاقتضاء).

(د) حملة ترويجية تستهدف شبكتها الخاصة من الشركاء المحليين والدوليين.

5. إيرادات رسوم الموفدين

الإيرادات التي يتم جمعها من بيع تذاكر الموفدين تحتفظ بها كيو إس حصريا، ولا يتم دفع شيء منها أو دفع أي عمولة للعميل.

٦. الدعاية واستخدام الشعار

6,1 جميع حقوق الملكية الفكرية المتعلقة باسم العميل وشعاره والعلامات المميزة الأخرى تبقى لدى العميل، ولا يوجد شيء في الاتفاقية يسمح بنقل اللقب الصحيح أو المصلحة في تلك الحقوق، ويقوم العميل بمنح كيو إس حقا غير حصري وخالي من حقوق الملكية ودائم في جميع أنحاء العالم لاستعمال اسم العميل وشعاره وأي علامات مميزة أخرى لتقديم الحدث.

6,2 سوف تقوم كيو إس بتحديد موقع وتباعد وحجم اسم العميل وشعاره وتفاصيل أخرى حسب الاقتضاء. ويتم وضعها على أية مواد خاصة بالحدث على النحو الذي تراه مناسبا. 

7. أحداث متأثرة بكوڤيد

7,1 إذا كان وفقا لرأي كيو إس، ووفقا للتصرف المعقول، المكان الذي تم اختياره لحدث ما سيتأثر أو من المحتمل أن يتأثر سلبا إما بكوفيد او بالقواعد والإرشادات المتعلقة بكوفيد المعمول بها داخل الإقليم الذي من المقرر ان يتم فيه الحدث، تحتفظ كيو إس بالحق في اي وقت في التالي:

(أ) تغيير صيغة الحدث من حدث مكاني إلى حدث افتراضي عبر الإنترنت، ويتم تحويل الخدمات تلقائيا إلى الحدث الافتراضي المقابل.

(ب) تغيير تاريخ الحدث، ويتم نقل الخدمات تلقائيا إلى التاريخ الجديد.

7,2 يوافق كلا الطرفين على اتباع جميع القواعد والتدابير والمبادئ التوجيهية ذات الصلة والمتعلقة بمنع كوفيد، وذلك بصورة عامة ضمن المنطقة التي سيتم فيها إجراء الحدث، وعلى الأخص داخل المكان الذي يقام فيه الحدث.

8. الصحافة/ الدعاية

8,1 يسمح بالتقاط الصور الفوتوغرافية ولقطات الفيلم والفيديو وتسجيلات الراديو خلال الحدث. ويجوز استخدام هذه الصور الفوتوغرافية والأفلام والفيديوهات وتسجيلات الراديو من قبل كيو إس لأغراض تسويقية وترويجية. ويؤكد العميل بأنه سيقوم بإشعار ممثليه وموظفيه الذين يحضرون الحدث بهذا الأمر. وفي حال لم يرغب ممثلو العميل وموظفوه بأن يكونوا جزء من أي نشاط ترويجي، يجب أن يقوم العميل بإبلاغ مدير الحدث لدى كيو إس بهذا الأمر لدى الوصول إلى أي حدث.

8,2 تحتفظ كيو إس بحقوق الملكية الفكرية تجاه جميع مواد الصحافة والدعاية.

٩. الأحداث الافتراضية

سوف يكون العميل مسؤولا حصريا، إلى الدرجة التي يسمح بها القانون، عن الحصول على والمحافظة على وحماية وصلات الشبكة وروابط الاتصالات الممدودة أنظمته إلى أي حدث افتراضي خاص بكيو إس. وإن أي أو جميع المشاكل والحالات والتأخيرات والإخفاقات في التوصيل، وجميع أنواع الفقد أو العطل الأخرى الناجمة عن أو المرتبطة بوصلات شبكه العميل وروابط الاتصالات او الناتجة عن الإنترنت، ستكون المسؤولية الحصرية للعميل، ولن يكون لكيو إس أية مسؤولية في هذا الصدد.

١٠. بيانات الموفد

10,1 يجوز لكيو إس مشاركة بيانات الموفد مع العميل في حال احتاج العميل إلى الوصول إليها ليفي بمتطلب قانوني أو التزام. ومن المحتمل أن تحتوي بيانات الموفد على بيانات شخصية والتي ستوفرها كيو إس للعميل وفقا للتشريعات ذات الصلة المتعلقة بخصوصية البيانات. ولدى استلام بيانات الموفد، سيعتبر العميل متحكم بالبيانات فيما يخص بيانات الموفد تلك.

10,2 فيما يتعلق باستعمال العميل لبيانات الموفد، يوافق العميل على ما يأتي:

(أ) بأن جميع بيانات الموفد التي قامت كيو إس بتوفيرها للعميل يجب استخدامها فقط للإيفاء بالمتطلبات القانونية، أو الالتزامات التي يتم طلب بيانات الموفد من أجلها (“الغرض القانوني”). وسيعتبر استخدام بيانات الموفد لأي غرض آخر خرقا ماديا لهذه الأحكام.

(ب) بأن يمتثل لجميع التشريعات ذات العلاقة والمتعلقة بالبيانات الشخصية.

(ت) في حال كان مطلوبا من كيو إس، سيقوم العميل باستكمال جميع التفاصيل اللازمة للدخول في اتفاقية دولية لنقل البيانات أو أي اتفاقية لمشاركة البيانات تتضمن بنود التعاقد المعيارية للاتحاد الأوروبي، أو استكمال أي تدابير أخرى معمول بها للحماية، كما هو معمول به حاليا، وذلك لنقل البيانات الشخصية من المملكة المتحدة أو الإتحاد الأوروبي إلى متحكمين أنشئوا في دول ثالثة لا تضمن مستويات كافية من الحماية (نقل من متحكم الى متحكم).

(ث) ألا يقوم بمشاركة بيانات الموفد مع أي أطراف ثالثة، ويحق للعميل عمل نسخ من بيانات الموفد فقط إلى الدرجة اللازمة لاستيفاء الغرض القانوني، وألا يتعامل مع بيانات الموفد بطريقه قد تشكل خطرا على حقوق وحريات أصحاب البيانات.

(ج) أن يقوم بتوفير تدابير أمنيه تقنية وتنظيمية مناسبة لكي يضمن حماية بيانات الموفد ضد المعالجة غير المصرح بها وغير القانونية، وضد الفقدان العرضي والإهلاك والتلف. ويشمل ذلك اتخاذ خطوات مناسبة لضمان مصداقية موظفيه الذين لديهم حق الوصول إلى بيانات الموفد.

(ح) إذا حدث خرق أمني خاص ببيانات الموفد (بمعنى أنه حدثت أي معالجة غير مصرح بها أو غير قانونية، أو فقد عرضي أو تلف أو تغيير أو إهلاك أو افصاح غير مصرح به لأي من بيانات الموفد) فعلى العميل أن يقوم بالتالي:

(1) إبلاغ كيو إس فورا عن الخرق الامني.

(2) التعاون بشكل كامل مع كيو إس في التعامل مع الخرق.

(3) تنفيذ والامتثال لجميع الخطوات والأفعال المعقولة والمطلوبة للحد من أو إيقاف الخرق، أو منع حدوث خرق مشابه.

(4) ألا يستجيب لأي طرف ثالث، أو لمستشاريه فيما يتعلق بالخرق قبل أن تقوم كيو إس والعميل معا بتحديد استراتيجية تواصل واستجابة.

10,3 لا يسمح للعملاء بجمع بيانات الموفد بطريقة مباشرة أو بالحصول على بيانات الموفد من أي مصدر غير كيو إس وفقا لهذه الأحكام.

10,4 سوف يقوم العميل بتعويض كيو إس بالكامل، واعفائها من مسؤولية أي فقد أو ضرر لحق بكيو إس أو أي طرف ثالث كنتيجة لخرق العميل لهذا البند رقم (١٠).

11. تضارب المصالح وعدم التنافس

11,1 لا يحق للعميل، وتحت أي ظرف من الظروف، تنظيم أو المشاركة في استضافة أو الانضمام بأي شكل من الأشكال في حدث يخص التعليم العالي مشابه وينافس الحدث بشكل مباشر، وذلك لمدة (٦) شهور قبل تاريخ بدء الحدث ولمده (٦) شهور بعد تاريخ انتهاء الحدث. وتقوم كيو إس حصريا بتحديد الأمور التي تشكل تنافسا مباشرا وتؤدي إلى تضارب في المصالح (وذلك بشكل معقول).

11,2 في حال قيام العميل بخرق المادة 11,1، فعلى العميل أن يدفع عن طريق التعويضات المقطوعة مبلغا يساوي (100%) من الرسوم.

11,3 يوافق ويقر الطرفان بأن التعويضات المقطوعة الواردة في البند (11,2) أعلاه لا تعتبر عقوبة، بل انعكاس حقيقي للخسائر المقدرة التي تكبدتها كيو إس كنتيجة لخرق البند ( 11,1(.

العودة إلى جميع الشروط والأحكام