Términos de organización de eventos o conferencias de QS

Última actualización: 20 de mayo de 2024 

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TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS O CONFERENCIAS DE QS

1. Interpretación

Las definiciones de esta cláusula corresponden a estos Términos de organización de eventos o conferencias de QS. Los demás términos definidos tendrán el significado que se les atribuye en el Acuerdo general entre QS y el Cliente y en los Términos y condiciones generales de QS.

Datos sobre los delegados: este término se refiere a la información relativa a las personas que se inscribieron para asistir a un evento en el que el Cliente es el anfitrión.

Evento: cualquier conferencia, reunión u otro evento organizado por QS del que el Cliente sea anfitrión.

Propuesta: la propuesta personalizada que QS presenta al Cliente y que especifica las fechas, el número estimado de asistentes y cualquier otro requerimiento específico del Evento.

Legislación pertinente: todas las leyes aplicables (incluida la legislación primaria y toda legislación subordinada a esta y las normas de las autoridades reguladoras reconocidas por ley) que están actualmente en vigor y son aplicables al Evento o al procesamiento de los Datos sobre los delegados.

Locación: el lugar donde tendrá lugar el Evento (si lo hay).

2. Diseño del Evento

El Cliente acepta y entiende que el diseño general y el cronograma del programa del Evento estarán determinados por QS y el comité del programa.  Dicho comité está compuesto por miembros invitados por QS procedentes de diversas instituciones de enseñanza superior.

3. Obligaciones de QS

3.1 QS se encargará de las actividades de marketing del evento en todo el mundo, a través de los diversos canales de marketing de QS.

3.2 QS es responsable de la planificación logística previa y posterior al evento (con un nivel razonable de aportes del Cliente).

3.3 QS se encarga de organizar: el programa de ponencias (incluidas las sesiones plenarias o paralelas), el registro de los delegados, la maestría de ceremonias de las sesiones y las recepciones oficiales.

3.4 QS tendrá el derecho exclusivo de aprobar o rechazar servicios o proveedores para el Evento.

4. Obligaciones y responsabilidades financieras del cliente

El Cliente será responsable de cubrir todos los costos razonables de la organización del Evento, tal y como se establece en la Propuesta o, cuando no se especifique en la Propuesta, de la siguiente manera:

4.1 para Eventos que tengan lugar de forma presencial, deberá proporcionar lo siguiente:

(A) una locación adecuada para celebrar el Evento;

(B) equipos y servicios audiovisuales, equipos técnicos, impresora a color y artículos de papelería;

(c) personal adicional;

(D) conexión a Internet de alta velocidad;

(E) accesorios para el montaje del Evento, incluidos el telón de fondo y carteles y pancartas;

(f) seguridad durante el Evento;

(G) limpieza general durante y después de las sesiones del Evento;

(H) cargos por consumo eléctrico o de otro tipo de energía;

(i) un servicio de catering de nivel internacional y, como mínimo, conforme a los requisitos de viaje, hospitalidad y alojamiento de QS para eventos;

(j) recepción de bienvenida y cena en una locación adecuada;

(k) Cena VIP, si corresponde;

(l) actividades de ocio, si corresponde;

(m) transporte de ida y vuelta para los delegados en vehículos compartidos o vehículos de lujo desde sus respectivos hoteles hasta la locación del Evento;

(n) traslados desde y hasta el aeropuerto para el equipo de trabajo de QS durante el periodo del Evento;

(o) viáticos, alojamiento y hospitalidad para los representantes de QS antes y durante las fechas del Evento.  (I) dichos viáticos y alojamientos se brindarán, como mínimo, conforme a los requisitos de viaje, hospitalidad y alojamiento de QS para eventos;

(p) asistencia a los participantes internacionales para la obtención de visados de visitante o de negocios mediante la preparación o el envío de una carta de invitación individual o el contacto con la embajada, si corresponde;

(q) personal de atención al cliente o estudiantes ayudantes adecuados para apoyar al gerente y al equipo de logística de QS con tareas auxiliares.

4.2 para Eventos que tengan lugar de forma virtual, deberá proporcionar lo siguiente:

(a) el pago de los costos derivados del diseño de la vista exterior de la plataforma virtual;

(b) el pago de los costos derivados de cualquier requisito especial para cambiar cualquier parte de la vista interna de la plataforma virtual (solo cuando esto haya sido aprobado previamente por QS).

4.3 para todos los Eventos, deberá proporcionar lo siguiente:

(a) representación en el comité del programa (con la aprobación previa por escrito de QS);

(b) invitaciones a ponentes locales e internacionales (según lo acordado por QS y el comité del programa);

(c) el pago de todos los honorarios y dietas asociados o el reembolso de los pagos por todos los ponentes acordados con QS (según la política y las directrices pertinentes del Cliente, cuando corresponda);

(d) una campaña de promoción dirigida a su propia red de socios locales e internacionales y a sus propios profesores y administradores.

5. Ingresos por pagos de los delegados

QS conservará, de forma exclusiva, todos los ingresos obtenidos de la venta de entradas estándar a delegados, y no hará ningún pago ni dará ninguna comisión al Cliente por ellos.

6. Patrocinio y uso del logotipo

6.1 Todos los Derechos de propiedad intelectual sobre el nombre, el logotipo y otras marcas distintivas del Cliente seguirán perteneciendo al Cliente y nada de lo estipulado en el Acuerdo constituirá la transferencia de ningún derecho, título o interés sobre tales derechos.  El Cliente concede el derecho no exclusivo, libre de regalías, perpetuo y mundial para utilizar el nombre, el logotipo y otras marcas distintivas del Cliente a QS para que este pueda llevar a cabo el Evento.

6.2 QS determinará la ubicación, el espaciado y el tamaño del nombre, logotipo o detalles del Cliente (según corresponda) en cualquier material de Evento según considere oportuno.

7. Eventos afectados por el Covid

7.1 Si, según la opinión exclusiva y la actuación razonable de QS, la locación elegida para un Evento se ve o podría verse afectada de forma negativa por el Covid o por las normas y directrices relacionadas con el Covid vigentes en el territorio en el que está previsto que se celebre dicho Evento, QS se reserva el derecho, en cualquier momento, de hacer lo siguiente:

(a) cambiar el formato de un Evento de un evento físico a un evento virtual en línea.  Los Servicios se transferirán automáticamente al evento virtual correspondiente.

(b) cambiar la fecha del Evento.  Los Servicios se transferirán automáticamente a la nueva fecha.

7.2 Ambas Partes se comprometen a respetar todas las normas, medidas y directrices pertinentes relativas a la prevención del Covid, tanto generales del territorio como específicas del lugar en el que se celebre el Evento.

8. Prensa/Publicidad

8.1 Durante el Evento se podrán tomar fotografías y realizar filmaciones y grabaciones de video y radio. QS podrá utilizar estas fotografías, filmaciones, videos y grabaciones de radio con fines de marketing y promoción. El Cliente se compromete a notificar este hecho a sus representantes y al personal que asista al Evento. En caso de que el personal y los representantes del Cliente no deseen formar parte de ninguna actividad promocional, el Cliente deberá comunicárselo al gerente de eventos de QS a su llegada a cada Evento.

8.2 Los Derechos de propiedad intelectual de todo el material de prensa y publicitario son propiedad de QS.

9. Eventos virtuales

El Cliente será, en la medida permitida por la ley, el único responsable de procurar, mantener y asegurar sus conexiones de red y enlaces de telecomunicaciones desde sus sistemas a cualquier evento virtual de QS.  Todos y cada uno de los problemas, condiciones, retrasos, fallos en la prestación y cualquier otra pérdida o daños derivados o relacionados con las conexiones de red o enlaces de telecomunicaciones del Cliente o causados por Internet serán responsabilidad exclusiva del Cliente y QS no tendrá ninguna responsabilidad ni obligación al respecto.

10. Datos sobre los delegados

10.1 Cuando el Cliente necesite acceder a los Datos sobre los delegados para cumplir un requisito u obligación legal, QS podrá compartir dichos datos del delegado con el Cliente. Es probable que los Datos sobre los delegados contengan información personal que QS pondrá a disposición del Cliente de conformidad con la Legislación relevante relativa a la privacidad de los datos. Al recibir dichos Datos sobre los delegados, el Cliente actuará como controlador de datos en relación a estos.

10.2 En relación con el uso de los Datos sobre los delegados por parte del Cliente, este último acepta lo siguiente:

(a) que todos los Datos sobre los delegados proporcionados al Cliente por QS solo deben utilizarse para cumplir los requisitos u obligaciones legales pertinentes para los que se solicitaron dichos datos (“Finalidad legal”). El uso de los Datos sobre los delegados para cualquier otro fin constituirá un incumplimiento sustancial de los presentes Términos.

(b) que deberá cumplir con toda la Legislación pertinente en materia de información personal.

(c) que, si así lo requiere QS, completará todos los detalles y suscribirá un acuerdo internacional de transferencia de datos o un acuerdo de intercambio de datos que incorpore las cláusulas contractuales tipo de la UE o completará cualquier otra medida de salvaguardia aplicable que esté actualmente en vigor para la transferencia de información personal desde el Reino Unido o la Unión Europea a controladores establecidos en terceros países que no garanticen un nivel de protección adecuado (transferencias entre controladores).

(d) que no compartirá los Datos sobre los delegados con terceros. El Cliente solo realizará copias de los Datos sobre los delegados en la medida necesaria para el cumplimiento de la Finalidad legal y no tratará los Datos sobre los delegados de forma que suponga un riesgo para los derechos y libertades de los sujetos a quienes pertenecen dichos datos.

(e) que adoptará las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos sobre los delegados contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra la pérdida, destrucción o daño accidentales. Esto incluye tomar medidas razonables para garantizar la fiabilidad de sus empleados que tienen acceso a los Datos sobre los delegados.

(f) que, si se produce un incumplimiento de la seguridad en relación con los Datos sobre los delegados (es decir, si se produce un tratamiento no autorizado o ilícito o una pérdida, daño, alteración, destrucción o divulgación no autorizada o accidental de los Datos sobre los delegados), el Cliente deberá hacer lo siguiente:

(i) notificar inmediatamente a QS sobre la vulneración de la seguridad;

(ii) cooperar plenamente con QS en la resolución de la vulneración;

(iii) implementar y cumplir todas los pasos y las medidas y razonables necesarios para minimizar o detener cualquier vulneración o evitar que se produzca una vulneración similar;

(iv) no responder a terceros ni a sus asesores en relación con la vulneración hasta que QS y el Cliente hayan determinado, de forma conjunta, una estrategia de comunicación y respuesta.

10.3 Los Clientes no están autorizados a recopilar Datos sobre los delegados de forma directa ni a obtener Datos sobre los delegados de ninguna otra fuente que no sea QS, de conformidad con los presentes Términos.

10.4 El Cliente indemnizará íntegramente y liberará a QS de toda responsabilidad en relación con cualquier pérdida o daño causado este o a terceros como consecuencia de cualquier incumplimiento por parte del Cliente de la presente cláusula 10.

11. Conflicto de intereses y no competencia

11.1         El Cliente no organizará, copresentará ni se afiliará en modo alguno, bajo ninguna circunstancia, con ningún evento de educación superior similar que compita directamente con el Evento durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de inicio del Evento y durante los seis (6) meses posteriores a la fecha de finalización del Evento. Lo que constituye una competencia directa que crearía un conflicto de intereses estará determinado exclusivamente por QS, que actuará de forma razonable.

11.2        En caso de que el Cliente incumpla la cláusula 11.1, deberá abonar en concepto de daños y perjuicios una cantidad equivalente al cien por ciento (100%) de la Tarifa.

11.3        Las Partes acuerdan y reconocen que los daños y perjuicios especificados en la cláusula 11.2 anterior no operan como una penalización, sino que son un fiel reflejo de la pérdida estimada sufrida por QS como consecuencia del incumplimiento de la cláusula 11.1.

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