Conditions relatives aux Événements de QS

Dernière mise à jour : 20 mai 2024

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Conditions relatives aux Événements de QS

1. Interprétation

Les définitions énoncées dans la présente clause s’appliquent aux Conditions relatives aux Événements de QS. Les autres termes définis auront le sens qui leur est attribué dans l’Accord général conclu entre QS et le Client et dans les Conditions Générales de QS.

Données relatives aux Candidats : informations relatives aux personnes qui se sont inscrites à un événement auquel le client est exposant.

Note de crédit : tout avoir ou toute note de crédit émise par QS concernant un Événement.

Événement : tout événement organisé par QS auquel le Client est censé participer et tel que précisé dans la Commande.

Législation pertinente : l’ensemble des lois applicables (y compris la législation primaire et subordonnée et les règlements des autorités réglementaires légalement reconnues) actuellement en vigueur et applicables à l’Événement ou au traitement des Données relatives aux Candidats.

Site : le site où l’Événement aura lieu (le cas échéant).

2. Promotion

Le Client s’engage à promouvoir sa présence à tous les Événements auxquels il participe. Cela peut comprendre l’inscription des événements sur des calendriers des événements (sites Web des écoles et sites tiers), des communications dans des bulletins d’information, un e-mail dédié aux bases de données locales de prospects et l’inclusion significative dans les campagnes sur les réseaux sociaux.

3. Tarifs et Paiement :

3.1 Les réductions pour réservation anticipée sont applicables pour toute réservation reçue avant la date limite d’inscription anticipée et uniquement dans le cas où le paiement est reçu dans un délai de 30 jours suivant la date de facturation.

3.2 Dans le cas où le paiement n’est pas reçu par QS conformément aux modalités de paiement, en plus de tous les autres droits et recours à disposition de QS, le Client est susceptible de se voir refuser la participation à l’Événement.

4. Attribution de l’espace

QS attribuera l’espace au client lors de l’Événement tel qu’il l’estime approprié. QS se réserve le droit de modifier l’espace alloué aux Clients à tout moment avant le début de l’Événement si les circonstances l’exigent, et de modifier l’espace, de transférer ou de fermer les entrées et les sorties des espaces de l’Événement et d’effectuer d’autres modifications le cas échéant.

5. Utilisation de l’espace d’exposition

5.1 Les Clients sont uniquement autorisés à exposer les produits/services indiqués dans la Commande ou convenus par les Parties.

5.2 Les Clients ne sont pas autorisés à sous-louer ou à céder leurs stands à des tiers, en intégralité ou en partie, sans l’autorisation écrite préalable de QS.

5.3 Le Client ne peut en aucun cas autoriser les représentants d’une l’organisation qui ne sont pas présents à l’Événement de promouvoir ou d’exercer des activités commerciales sur le stand ou dans l’espace du Client.

6. Annulation et/ou réduction

6.1 Evénements organisés au printemps/été : l’Annulation par le Client dans les 30 jours suivant la réservation et avant le 1er janvier impliquera le paiement de la totalité des Frais de participation à hauteur de 50 %. L’annulation par le client à compter du 1er janvier impliquera le paiement de la totalité des Frais de participation à hauteur de 100 %. Événements organisés à l’automne : l’Annulation par le Client dans les 30 jours suivant la réservation et avant le 1er juillet impliquera le paiement de la totalité des Frais de participation à hauteur de 50 %. L’Annulation par le client à compter du 1er juillet impliquera le paiement de la totalité des Frais de participation à hauteur de 100 %.

6.2 En cas d’annulation par le Client, celui-ci Client sera redevable de s’acquitter de toutes les sommes déjà exigibles, ce qui comprend l’acompte non remboursable.

7. Risques d’incendie et sécurité

7.1. Les Clients s’engagent à respecter tous les règlements en matière de sécurité et de protection contre les incendies qui ont une incidence sur l’Événement. Les allées et les sorties de secours doivent être dégagées des expositions. Tous les matériaux utilisés pour l’intérieur des stands doivent être entièrement ignifugés de manière satisfaisante pour le responsable de la sécurité incendie du Site, faute de quoi tous les équipements défectueux sont susceptibles d’être retirés. Les matières plastiques ne doivent pas être utilisées dans l’aménagement de stands sans l’autorisation spéciale de QS.

7.2 Le Client s’engage à, et s’engage à faire en sorte que son personnel, ses sous-traitants ou ses employés, en cas de découverte d’un début d’incendie, aussi léger soit-il, suivent les procédures du Site en cas d’incendie.

7.3 Le Client informera QS s’il envisage d’introduire sur le Site toute substance ou tout article potentiellement dangereux, et s’assurera que toutes les exigences susceptibles d’être imposées par QS ou le Site concernant l’utilisation de cette substance ou de cet article sont respectées. Dans la présente clause, « dangereux » fait référence à toute substance ou tout article qui, de l’avis de QS, est susceptible de créer un risque d’incendie, d’explosion ou d’émission de gaz nocifs, ou qui peut souiller ou endommager le Site ou son contenu, ou qui est susceptible de présenter un risque pour la santé ou la sécurité de ses occupants.

8. Modification du Site et/ou de la durée des Événements

8.1 QS se réserve le droit de modifier le site, le mode de livraison (c.-à-d. passer d’un événement physique à un événement virtuel en ligne) et la durée de l’Événement.

8.2 En cas de changement du site, du mode de livraison et/ou de la durée, le Client sera informé par QS du changement au minimum 5 jours ouvrés avant la date de l’Événement. La réservation du Client sera automatiquement transférée à l’événement de remplacement correspondant ou à l’événement virtuel. En cas de différence de prix entre l’événement initial et tout événement de remplacement, le client recevra un Avoir d’un montant correspondant à la valeur de la différence de prix.

9. Presse/Publicité

9.1 Des photographies, des séquences filmées, des enregistrements vidéo et radio sont susceptibles d’être pris au cours de l’Événement. Ces photographies, films, vidéos et enregistrements radio peuvent être utilisés par QS à des fins de marketing et promotionnelles. Le Client s’engage à en informer ses représentants et le personnel participant à l’Événement. Dans le cas où le personnel et les représentants du Client ne souhaitent pas participer à une activité promotionnelle, le Client doit en informer le responsable événementiel de QS à son arrivée à chaque Événement.

9.2 Les droits de propriété intellectuelle inhérents à l’ensemble des contenus de presse et publicitaires sont conservés par QS.

10. Retrait des pièces exposées

Toutes les pièces exposées doivent demeurer intactes jusqu’à ce que l’Événement ait officiellement pris fin. Les pièces doivent être retirées de l’Événement au plus tard à l’heure spécifiée dans le manuel de service du Client ou à l’heure indiquée par un représentant de QS. Dans le cas où le Client omet de retirer une pièce dans le délai imparti, QS se réserve le droit, aux frais du Client, de retirer et d’expédier la pièce par l’intermédiaire d’un transporteur de son choix ou de placer la pièce dans un entrepôt de stockage, sans aucune responsabilité pour QS.

11. Sécurité

La sécurité générale sera assurée par le Site pendant la période d’installation des pièces exposées, au cours de l’événement et lors du démontage et du retrait des pièces, mais ni le Site ni QS ne seront tenus responsables de toute perte ou de tout dommage causé à l’équipement/au matériel du Client ou aux biens personnels appartenant à un représentant du Client. Le Client convient que la fourniture d’une telle sécurité générale par le Site constitue une exonération adéquate de toute obligation inhérente à QS de superviser et de protéger les biens du Client dans le cadre d’un Événement. Le Client peut fournir une sécurité supplémentaire à ses propres frais par l’intermédiaire du prestataire de services de sécurité officiel.

12. Avoirs

12.1 Un Avoir doit être échangé contre ou utilisé pour la réservation d’événements organisés par QS ou l’achat d’autres produits de QS.

12.2 Un Avoir doit être utilisé dans les 3 mois suivant sa date d’émission.  Le service, l’événement ou le produit contre lequel un Avoir est échangé doit débuter dans un délai de 6 mois suivant la date d’émission de l’Avoir.

12.3 Tout Avoir qui n’est pas utilisé dans le délai indiqué au paragraphe 12.2 ci-dessus expirera et la valeur sera perdue.  Aucune prolongation, aucun remboursement ni aucune autre compensation ne seront accordés par QS par rapport à un Avoir.

13. Événements virtuels

Dans les limites autorisées par la loi, le Client sera entièrement responsable de l’acquisition, de la maintenance et de la sécurisation de ses connexions réseau et de ses liaisons de télécommunications à partir de ses systèmes lors de tout événement virtuel de QS. L’ensemble des problèmes, circonstances, retards, échecs de livraison et toute autre perte ou tout autre dommage découlant de ou liés aux connexions réseau ou aux liaisons de télécommunications du Client ou causés par Internet relèveront de la responsabilité exclusive du Client et QS sera exonérée de toute responsabilité à cet égard.

14. Données relatives aux candidats

14.1 QS peut mettre les Données relatives aux Candidats à la disposition du Client. Les Données relatives aux Candidats sont susceptibles de contenir des données personnelles que QS mettra à la disposition du Client conformément à la Législation pertinente en matière de protection des données. À la réception de ces Données relatives aux Candidats, le Client agira en tant que responsable du traitement de ces Données relatives aux Candidats.

14.2 En ce qui concerne l’utilisation par le Client des Données relatives aux Candidats, le Client convient :

(a) que l’ensemble des données relatives aux Candidats fournies au Client par QS doivent être utilisées uniquement aux fins de promouvoir les programmes, bourses d’études et autres activités légitimes du Client (« Objectif commercial »). L’utilisation des Données relatives aux Candidats à toute autre fin constitue une violation substantielle des présentes Conditions.

(b) de se conformer à toutes les Législations pertinentes relatives aux données personnelles.

(c) Si requis par QS, de renseigner tous les champs et conclura un accord international de transfert de données ou un accord de partage de données intégrant les clauses contractuelles standard de l’UE relatives au transfert de données à caractère personnel du Royaume-Uni ou de l’Union européenne aux responsables du traitement des données établis dans des pays tiers qui ne sont pas en mesure de garantir un niveau de protection adéquat (transferts de responsable à responsable).

(d) de ne pas de ne pas partager les données relatives aux candidats avec des tiers. Le Client fera des copies des Données relatives aux Candidats uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre l’Objectif Commercial et ne traitera pas les Données des Candidats de manière à ce que cela présente un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

(e) de mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin que les Données relatives aux Candidats soient protégées contre les traitements non autorisés ou illégaux et contre les pertes, destructions ou dommages accidentels. Cela comprend la prise de mesures raisonnables afin de garantir la fiabilité des employés qui ont accès aux Données relatives aux candidats.

(f) Dans le cas d’une faille de sécurité en lien avec les Données relatives aux Candidats (ce qui signifie qu’un traitement non autorisé ou illégal, ou la perte, la détérioration, la modification, la destruction ou la divulgation des Données relatives aux Candidats se sont produits), le Client doit :

(i) informer immédiatement QS de la faille de sécurité ;

(ii) coopérer entièrement avec QS pour traiter la faille ;

(iii) mettre en œuvre et respecter toutes les mesures et actions raisonnables nécessaires pour minimiser ou stopper la faille et/ou empêcher qu’une faille similaire ne se produise ;

(iv) s’abstenir de répondre à des tiers ou à leurs conseillers concernant la faille jusqu’à ce que QS et le Client aient déterminé conjointement une stratégie de communication et de réponse.

14.3 Les clients ne sont pas autorisés à collecter directement des données relatives aux candidats ou à obtenir des données relatives aux candidats auprès de sources autres que QS conformément aux présentes Conditions.

14.4 Le Client s’engage à indemniser intégralement et à exonérer QS de toute responsabilité en cas de perte ou de dommage causé à QS ou à un tiers en raison d’une violation par le Client de la présente clause 14.

15. Événements affectés par une crise sanitaire

15.1 Dans le cas où, de l’avis exclusif de QS, agissant de manière raisonnable, le site choisi pour un Événement est ou est susceptible d’être affecté négativement par une crise sanitaire ou par les règles et directives en vigueur pour contrôler une telle crise sanitaire dans la région au sein de laquelle l’Événement doit avoir lieu, QS se réserve le droit, à tout moment :

(a) de changer le format d’un Événement d’un événement physique à un événement virtuel en ligne. La réservation du Client sera automatiquement transférée à l’événement virtuel correspondant. En cas de différence de prix entre l’événement physique et l’événement virtuel, le client sera crédité de la valeur de la différence de prix.

(b) de modifier la date de l’événement. La réservation du Client sera automatiquement transférée à la nouvelle date. Aucun remboursement ni aucun crédit ne sera payé par QS.

13.2 Dans le cas où le Client n’est pas en mesure de participer à un Événement pour une raison de santé, les règles d’annulation stipulées à la clause 6 (annulation et réduction) des présentes conditions générales s’appliquent.

13.3 Les deux Parties conviennent de respecter l’ensemble des règles, mesures et directives pertinentes relatives à la santé publique, aussi bien de manière générale dans la région au sein de laquelle l’Événement a lieu que de manière spécifique sur le Site de l’Événement.

16. Conformité aux Conditions de QS

QS se réserve le droit de refuser au Client l’accès à de futurs événements de QS en cas d’agissement du Client agit en violation des Conditions contractuelles.

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