Termos do Anfitrião do Evento ou Conferência QS

Última atualização: 20 de maio de 2024

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TERMOS E CONDIÇÕES DO ANFITRIÃO DO EVENTO OU CONFERÊNCIA QS

1. Interpretação

As definições constantes da presente cláusula aplicam-se a estes Termos do Anfitrião do Evento ou Conferência QS. Outros termos definidos terão o significado que lhes é atribuído no Acordo Geral entre a QS e o Cliente e nos Termos e Condições Gerais da QS.

Dados dos Delegados: Significa a informação relativa a indivíduos que se registaram para participar num evento em que o Cliente é o anfitrião.

Evento: qualquer conferência, cimeira ou outro evento organizado pela QS em que o Cliente é o anfitrião.

 Proposta: a proposta personalizada apresentada ao Cliente pela QS que especifica as datas, o número esperado de candidatos e quaisquer outros requisitos específicos do Evento.

 Legislação Relevante: todas as leis aplicáveis (incluindo a legislação primária e subordinada e as regras das autoridades reguladoras reconhecidas estatutariamente) atualmente em vigor e aplicáveis ao Evento ou ao tratamento dos Dados dos Delegados.

 Local: o local onde se realizará o Evento (caso exista).

2. Conceção do Evento

O Cliente concorda e compreende que a conceção geral e o calendário do programa do Evento serão determinados pela QS e pelo comité do programa. Este comité é composto por membros convidados pela QS de várias instituições de ensino superior diferentes.

3. Obrigações da QS

3.1 A QS assegurará as atividades de marketing do Evento a nível mundial através dos vários canais de marketing da QS.

3.2 A QS é responsável pelo planeamento logístico pré e pós-evento (com o contributo razoável do Cliente).

3.3 A QS é responsável pela organização: do programa de palestras (incluindo sessões plenárias e/ou paralelas); do registo dos delegados; do mestre de cerimónias das sessões; e das receções oficiais.

3.4 A QS terá o direito exclusivo de aprovar ou rejeitar serviços ou fornecedores para o Evento.

4. Obrigações e Responsabilidades Financeiras do Cliente

O Cliente suportará todos os custos razoáveis inerentes à realização do Evento, conforme estabelecido na Proposta ou, quando não especificado na Proposta, da seguinte forma:

4.1 para Eventos que têm lugar no ambiente físico assegurando:

(a) espaço adequado para a realização do Evento;

(b) equipamento e serviços audiovisuais, equipamento técnico, impressora a cores e artigos de papelaria

(c) pessoal auxiliar;

(d) ligação à Internet de alta velocidade;

(e) preparação do Evento, incluindo cenários, cartazes e faixas publicitárias;

(f) segurança do Evento;

(g) limpeza geral durante e após as sessões do Evento;

(h) despesas de consumo de energia elétrica ou outras;

(i) serviço de catering de nível internacional e, no mínimo, de acordo com os Requisitos de Viagem, Hospitalidade e Alojamento do Evento QS;

(j) receção e jantar de boas-vindas num local adequado;

(k) jantar VIP, se aplicável;

(l) atividades de lazer (se aplicável);

(m) transporte de ida e volta dos delegados em autocarro ou veículos de luxo dos respetivos hotéis para o local do Evento;

(n) transporte para o aeroporto da equipa de trabalho da QS durante o período do Evento;

(o) viagens, alojamento e hospitalidade para os representantes da QS antes e durante as datas do Evento. Essas viagens e alojamento devem estar, no mínimo, em conformidade com os Requisitos de Viagem, Hospitalidade e Alojamento do Evento QS;

(p) assistência aos participantes internacionais na obtenção de vistos de visitante/negócios, preparando ou enviando uma carta de convite individual ou contactando a embaixada, se necessário;

(q) pessoal do Cliente ou estudantes ajudantes adequados para apoiar o gestor logístico e a equipa da QS em tarefas auxiliares.

4.2 para Eventos que se realizem no ambiente virtual assegurando:

(a) pagamento dos custos incorridos na conceção da visualização externa da plataforma virtual

(b) pagamento dos custos incorridos em quaisquer requisitos especiais para alterar quaisquer partes da visualização interna da plataforma virtual (apenas se tal tiver sido previamente aprovado pela QS)

4.3 para todos os Eventos assegurando:

(a) representação no comité do programa (com a aprovação prévia por escrito da QS);

(b) convites a oradores locais e internacionais (conforme acordado pela QS e pelo comité do programa)

(c) pagamento de todos os honorários e ajudas de custo associados ou reembolso para todos os oradores acordados com a QS (de acordo com a política e orientações relevantes do Cliente, quando aplicável);

(d) uma campanha promocional dirigida à sua própria rede de parceiros locais e internacionais e aos seus próprios docentes e administradores;

5. Receitas da Taxa de Delegado

As receitas obtidas com a venda de bilhetes para delegados padrão serão retidas exclusivamente pela QS, não havendo lugar a qualquer pagamento ou comissão ao Cliente.

6. Patrocínio e Utilização do Logótipo

6.1 Todos os direitos de propriedade intelectual sobre o nome, logótipo e outras marcas distintivas do Cliente são propriedade do Cliente e nada constante do Acordo transfere qualquer direito, título ou interesse em relação a esses direitos. O Cliente concede à QS o direito não exclusivo, livre de royalties, perpétuo e mundial de utilizar o nome, o logótipo e outras marcas distintivas do Cliente para a realização do Evento.

6.2 A QS determinará a localização, o espaçamento e o tamanho do nome, logótipo e/ou detalhes do Cliente (conforme apropriado) em qualquer material do Evento, conforme considerar adequado.

7. Eventos Afetados pela Covid

7.1 Se, na opinião exclusiva da QS, agindo de forma razoável, o local escolhido para um Evento é ou poderá ser afetado negativamente pela Covid ou pelas regras e orientações referentes à Covid em vigor no território onde o Evento está programado para ocorrer, a QS reserva-se o direito de, a qualquer momento:

(a) alterar o formato de um Evento de um evento físico para um evento virtual online. Os Serviços serão automaticamente transferidos para o evento virtual correspondente.

(b) alterar a data do Evento. Os Serviços serão automaticamente transferidos para a nova data.

7.2 Ambas as Partes concordam em cumprir todas as regras, medidas e orientações relevantes relacionadas com a prevenção da Covid, tanto em geral no território onde o Evento se realiza como especificamente no Local onde o Evento tem lugar.

8. Imprensa/Publicidade

8.1 Podem ser captadas fotografias, filmes, vídeos e gravações de rádio durante o Evento. Estas fotografias, filmes, vídeos e gravações de rádio podem ser utilizados pela QS para fins promocionais e de marketing. O Cliente compromete-se a informar os seus representantes e pessoal presente no Evento sobre este facto. Caso o pessoal e os representantes do Cliente não desejem participar em qualquer atividade promocional, o Cliente deve informar o gestor de eventos da QS dessa circunstância à chegada a cada Evento.

8.2 Os direitos de propriedade intelectual de todo o material publicitário e de imprensa são propriedade da QS.

9. Eventos Virtuais

O Cliente será, na medida do permitido por lei, o único responsável pela aquisição, manutenção e segurança das suas ligações de rede e ligações de telecomunicações dos seus sistemas para qualquer evento virtual da QS. Todos os problemas, condições, atrasos, falhas de entrega e quaisquer outras perdas ou danos decorrentes ou relacionados com as ligações de rede ou de telecomunicações do Cliente ou causados pela Internet serão da exclusiva responsabilidade do Cliente e a QS não terá qualquer responsabilidade ou obrigação a este respeito.

10. Dados dos Delegados

10.1 Quando o Cliente necessitar de acesso aos Dados dos Delegados para cumprir um requisito ou obrigação legal, a QS poderá partilhar os Dados dos Delegados com o Cliente. Os Dados dos Delegados são suscetíveis de conter dados pessoais que a QS disponibilizará ao Cliente de acordo com a Legislação Relevante relativa à privacidade de dados. Ao receber esses Dados dos Delegados, o Cliente estará a atuar como responsável pelo tratamento de dados em relação a esses Dados dos Delegados.

10.2 No que respeita à utilização dos Dados dos Delegados pelo Cliente, este concorda:

(a) que todos os Dados dos Delegados fornecidos ao Cliente pela QS apenas devem ser utilizados para cumprir os requisitos ou obrigações legais adequados para os quais os Dados dos Delegados foram solicitados (“Finalidade Legal”). A utilização dos Dados dos Delegados para qualquer outro fim constituirá uma violação substancial dos presentes Termos.

(b) em cumprir toda a Legislação Relevante relativa a dados pessoais.

(c) que se exigido pela QS, cumprirá todos os requisitos e celebrará um acordo internacional de transferência de dados ou um acordo de partilha de dados que incorpore as cláusulas contratuais-tipo da UE, ou cumprirá quaisquer outras medidas de salvaguarda aplicáveis, atualmente em vigor, para a transferência de dados pessoais do Reino Unido ou da União Europeia para responsáveis pelo tratamento localizados em países terceiros que não assegurem um nível de proteção adequado (transferências de responsável pelo tratamento para responsável pelo tratamento).

(d) em não partilhar os Dados dos Delegados com terceiros. O Cliente só fará cópias dos Dados dos Delegados na medida do necessário para cumprir a Finalidade Legal e não tratará os Dados dos Delegados de forma a colocar em risco os direitos e liberdades dos titulares dos dados.

(e) em adotar medidas de segurança técnicas e organizacionais adequadas para que os Dados dos Delegados sejam protegidos contra o tratamento não autorizado ou ilegal e contra perdas, destruição ou danos acidentais. Tal inclui a adoção de medidas razoáveis para garantir a idoneidade dos seus colaboradores que têm acesso aos Dados dos Delegados.

(f) que se ocorrer uma violação de segurança em relação aos Dados dos Delegados (ou seja, qualquer tratamento não autorizado ou ilegal, ou qualquer perda, dano, alteração, destruição ou divulgação não autorizada ou acidental de quaisquer Dados dos Delegados), o Cliente deverá:

(i) notificar imediatamente a QS sobre a violação de segurança;

(ii) cooperar plenamente com a QS na resolução da violação;

(iii) implementar e cumprir todos os passos e ações razoáveis necessários para minimizar ou cessar a violação e/ou para prevenir a ocorrência de uma violação semelhante;

(iv) não responder a quaisquer terceiros ou aos seus consultores relativamente à violação até que a QS e o Cliente tenham determinado conjuntamente uma estratégia de comunicação e resposta

10.3 Os Clientes não estão autorizados a recolher diretamente Dados dos Delegados ou a obter Dados dos Delegados junto de quaisquer outras fontes que não a QS em conformidade com estes Termos.

10.4 O Cliente indemnizará integralmente e isentará de responsabilidade a QS relativamente a quaisquer perdas ou danos causados à QS ou a terceiros em resultado de qualquer violação pelo Cliente da presente cláusula 10.

11. Conflito de Interesses e Não Concorrência

11.1 O Cliente não poderá, em circunstância alguma, organizar, coorganizar ou de qualquer forma associar-se a um evento de ensino superior semelhante que esteja em concorrência direta com o Evento durante seis (6) meses antes da data de início do Evento e durante seis (6) meses após a data de término do Evento. O que constitui uma concorrência direta que cria um conflito de interesses será exclusivamente determinado pela QS (agindo de forma razoável).

11.2 Em caso de incumprimento por parte do Cliente da cláusula 11.1, o Cliente pagará, a título de indemnização, um montante igual a cem por cento (100%) da Taxa.

11.3 As Partes concordam e reconhecem que a indemnização especificada na cláusula 11.2 acima não tem carácter de penalização, mas é um reflexo real da perda estimada sofrida pela QS como consequência da violação da cláusula 11.1.

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